Nützliche Tipps zur Praxisapotheke

Effiziente Selbstdispensation in der Praxis

BASEL – Obwohl durch Einsprachen blockiert, dürfen auch Ärzte in den Städten Zürich und Winterthur immer noch hoffen, iregendwann eine Praxisapotheke in Selbstdispensation (SD) führen zu dürfen. Als Anleitung zur Einführung der SD in der Praxis und zur Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs sind hier die wichtigsten Punkte, Tipps und Tricks und Formular-Vorlagen zusammengefasst.

Der direkte Medikamentenbezug hat Vorteile für den Patienten und ist direkt mit der ärztlichen Tätigkeit verbunden. Doch die Selbstdispensation bedeutet auch Arbeit für Planung, Organisation und Amtsschimmel. Die Selbstdispensation sollte deshalb in der Praxis evaluiert und effizient organisiert werden.

Voraussetzungen

Derzeit dürfen Ärzte in 13 Kantonen (BL, SO, AI, AR, GL, LU, OW, NW, SG, SZ, TG, UR, ZG) Medikamente an ihre Patienten verkaufen. In neun Kantonen (AG, BS, FR, GE, JU, NE, TI, VD, VS) ist die Selbstdispensation (SD) grundsätzlich verboten und in drei Kantonen (BE, GR, SH) werden Mischsysteme angewandt.

Die ärztliche Medikamentenabgabe benötigt eine Bewilligung der kantonalen Heilmittelkontrolle. Erlaubt ist die Dispensation nur an beim betreffenden Arzt in Behandlung stehende Patienten. Ferner gilt die Bewilligung weder für Magistralrezepturen wie beispielsweise Hausrezepte noch berechtigt sie zum Grosshandel oder der Belieferung anderer Praxen.

Damit die kantonale Heilmittelkontrolle die Praxisapotheke (oft auch Patientenapotheke genannt) bewilligt, müssen in der Praxis geeignete Räume bereitstehen. So ist eine Lagertemperatur von konstant 15˚C bis 25˚C zu halten und im Medikamentenkühlschrank darf das Quecksilber 2˚C nicht unter- oder 8˚C überschreiten. Die hygienischen Voraussetzungen sind mannigfaltig: Lebensmittel sind getrennt von Medikamenten zu lagern oder zu kühlen, Toiletten dürfen nicht in den Lagerraum öffnen, der Aufbewahrungsort ist aufgeräumt zu halten und Chemikalien dürfen aufgrund des Lagerorts nicht mit Medikamenten verwechselt werden können. Weiter muss gewährt werden, dass weder Patienten noch Drittpersonen zum Medikamentenlager Zugang haben.

Die Bewilligung soll im Kanton Zürich jeweils für 10 Jahre erteilt werden. Es fallen Kosten von CHF 1000.- an, wobei pro Arzt (auch in Gemeinschaftspraxen) ein Gesuch eingereicht werden muss. Neu eingerichtete oder umgebaute Medikamentenlager sind in einem Plan, möglichst Massstab 1:50 zu dokumentieren und die Pläne im Doppel einzurichten. Der Downloadlink für das Gesuchsformular findet sich unten.

Jede Privatapotheke muss zwingend über ein eingeführtes und dokumentiertes Qualitätssicherungssystem verfügen. Dieses beinhaltet Angaben zum Personal und Protokolle zum Unterhalt. Als Basisdokumente sind obligatorisch:

Qualitätssicherung

• Organigramm der beteiligten Personen, deren Pflichtenhefte und eine schriftliche Dokumentation der Stellvertretung, analog einem Dienstplan.
• Regelmässig nachgeführte Protokolle zu Lagertemperatur, Reinigung, Inventar- und Ablaufdaten- Kontrolle in der Apotheke und des Notfallkoffers sowie Protokolle zu Warenaustäuschen und den durchgeführten Schulungen des Teams oder einzelner Mitglieder. Im Download-Bereich der Medical Tribune Online www.medical-tribune.ch finden Sie Vorlagen aller dieser Protokolle mit den wichtigsten Tipps als Excel-Tabelle.
• Protokollierung der Wareneingänge. Diese müssen auf Vollständigkeit, Unversehrtheit der Verpackung und Verkehrsfähigkeit (Swissmedic-Zulassungsvermerk) geprüft werden. In der Praxis ist es sinnvoll, den Lieferschein jeweils nach Prüfung zu visieren und abzulegen.
• Die Aufzeichnungspflicht betrifft auch Name des Patienten, Art und Menge der abgegebenen Mittel, Gebrauchsinstruktionen und Datum der Abgabe. In der Praxis erfolgt diese Dokumentation in der KG. Der Gesetzgeber lässt es Ihnen frei, ob Sie die Dokumente und Protokolle auf Papier oder elektronisch nachführen. Grundsätzlich aber gilt eine Aufbewahrungspflicht der Aufzeichnungen von 5 bis 10 Jahren, je nach Datenart (Abgabeinformationen wie Patientenname, Medikament: 10 Jahre).

Lieferanten

Nachdem die Räume bereitgestellt und die Bewilligung erteilt wurde, gilt es, den richtigen Lieferanten zu wählen. Zur Wahl des richtigen Medikamentengrossisten ist Folgendes zu berücksichtigen:

• Grundsätzlich darf Sie jede Apotheke beliefern, Sie müssen also nicht unbedingt zum Grossisten. Einige grössere Lieferanten helfen Ihnen aber auch schon bei Einrichtung der Praxisapotheke und Bereitstellung der Qualitätssicherung. Eine Adressliste mit rund einem Dutzend Lieferanten ist ebenfalls im Downloadbereich auf www.medical-tribune.ch bereitgestellt.
• Kickback-Zahlungen, Rabatte, die Sie nicht an Ihre Patienten weitergeben, sowie andere geldwerte Vorteile sind verboten. Der Artikel 92 des Krankenversicherungsgesetzes sieht bis zu 6 Monate Gefängnis bei Missachtung dieses Grundsatzes vor. Hier ist aber anzufügen, dass „bescheidene“ Vergünstigungen toleriert sind und bisher noch keine Verurteilung nach KVG 92 erfolgte. Am einfachsten verhindern Sie Schwierigkeiten, indem Sie nie unter dem offiziellen Ex-Factory-Preis (Preis ab Werk) einkaufen.
• Testpackungen und solche, die Sie nicht bezahlt haben, dürfen Sie auch nicht gegen Geld abgeben.

Abgabeprozess

Sobald Einkauf und Qualitätssicherung gewährleistet sind, muss sich der Arzt um den Prozess der Medikamentenabgabe kümmern. Dabei geht es um die Frage, wer dem Patienten das Medikament abgibt und wie es ihm gegeben wird.

Der Slogan zur angenommenen Initiative der freien Medikamentenabgabe in Zürich war „Ja zur Wahlfreiheit“ und diese Wahl muss dem Patienten gewährt werden. Entsprechend sollte der Arzt Patienten fragen, ob sie die Medikamente gleich mitnehmen wollen oder lieber ein Rezept erhalten möchten. Bei Wunsch nach Medikamentenmitnahme ist zu organisieren, ob dieses dem Patienten jeweils vom behandelnden Arzt oder durch die Assistentin gegeben wird und wer die Instruktion des Patienten vornimmt. Die Abgabe durch den Arzt selber ermöglicht es, auf Fragen direkt einzugehen, doch benötigt sie auch Zeit. Hingegen wird nur die ärztliche Tätigkeit und nicht die MPA-Zeit durch den TARMED abgegolten.

Bei Dauerrezepten, respektive wiederholtem Bezug kann die Abgabe ohne erneute Konsultation durch die MPA erfolgen, sofern die Abgabe entsprechend geregelt ist und dokumentiert wird.

Inspektionen

Der kantonale Heilmittelinspektor ist verantwortlich für die Kontrolle der ärztlichen Medikamentenabgabe. Er kann (und wird mit grosser Wahrscheinlichkeit) unangemeldet in der Praxis erscheinen und informiert den Arzt über Ablauf und Zeitbedarf der Inspektion u. Letzterer liegt meist im Rahmen von 1 bis 2 Stunden. Der Inspektor überprüft die Medikamentenaufbewahrung, die Dokumentation und die festgelegten Arbeitsprozesse. Vorausgesetzt, die MPA kann seine Fragen beantworten, darf der Arzt während der Inspektion weiterarbeiten und wird dann zur Schlussbesprechung hinzugebeten.

Um eine Inspektion schadlos zu überstehen, sind nachfolgend die häufigsten bemängelten Punkte aufgezeichnet:

• Qualitätssicherungssystem: Fehlende Dokumentation, Pflichtenhefte, Verfalldatenkontrolle
• Lagertemperatur, Medikamente in der Kühlschranktür gelagert
• Betäubungsmittel: Fehlende Dokumentation der Lagerein- und -ausgänge.
• Verfalldaten: Abgelaufene Medikamente werden eingezogen (cave: Notfallkoffer)

Die Inspektionen erfolgen im mehrjährigen Rhythmus (bis zu 10 Jahre), wobei Nachinspektionen bei Mängeln rascher erfolgen. Der Inspektor stellt seine Tätigkeit in Rechnung. Unter Umständen können Medikamente beschlagnahmt und kostenpflichtig entsorgt werden. Damit Sie sich optimal auf eine mögliche Inspektion vorbereiten können, steht Ihnen im Downloadbereich eine Checkliste Selbstinspektion zur Verfügung.

Patrick Halter, Adelphy Development